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03-4400-6494業務改善におすすめ！動画マニュアルのメリットや作り方のコツを紹介
2023.09.26 
2023.10.31 
「業務の引き継ぎが上手くいかない」「製品の使い方がわからないという問い合わせが多い」という悩みをよく聞きます。
紙のマニュアルによる指導では実際の業務内容を想像しにくく、言葉で説明しても上手く伝わらないことがあります。
そこでおすすめなのが、業務マニュアルを動画で作ることです。
今回は、幅広いジャンルの動画制作をおこなってきたkey MOVIEが、動画マニュアルの特徴やメリット・デメリット、作り方などを紹介します。
動画マニュアルを効果的に活用すれば、業務効率化やブランド力の向上が期待できます。
業務の引き継ぎにお困りの方や顧客へのサポート体制の充実を図りたい方は、ぜひ参考にしてください。
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Contents
動画マニュアルの特徴
まずは、業務マニュアルの概要や種類別の特徴を紹介します。
動画マニュアルとは
動画マニュアルとは、業務内容や製品の使い方を動画で確認できるマニュアルのことです。
印刷物やPDFファイルといった従来のマニュアルと違い、PCやタブレットなどで動画を再生して、内容を確認できるのが特徴です。
視覚的に伝えられるため、テキストや画像だけでは伝わりにくい内容でも、わかりやすく伝えられます。
また、テキストにすれば長くなる内容も、要点を絞ってコンパクトに伝えられる点も特徴です。
このように、「理解しやすい」という点から注目を集め、近年は社員教育や顧客サポートなど、さまざまな場面で動画マニュアルを活用する企業が増えています。
動画マニュアルの種類
動画マニュアルには、以下の4種類があります。
| 業務手順マニュアル | 新入社員やアルバイト向けに、業務内容を説明したマニュアル。指導係の負担軽減につながる。イレギュラー対応などもまとめておくと、いざというときの対策になる。 |
| 営業マニュアル | 営業部署の社員向けのマニュアル。セールスプロセスを細かくまとめ、実践的なノウハウを享受する。 |
| 研修マニュアル | 新人研修などに向けて、名刺交換や電話対応など、テーマ別に作られるマニュアル。フランチャイズチェーンの店長向けの「店舗運営マニュアル」、指導係向けの「新人教育マニュアル」なども存在する。 |
| 製品のチュートリアル | 製品の使い方や組み立て方、操作方法などを説明したマニュアル。複雑な操作や作業もわかりやすく伝えられる。 |
動画マニュアルのメリット
動画マニュアルのメリットは以下の5点です。
- わかりやすい
- 繰り返し学習ができて身につきやすい
- 時間や場所を問わずに学べる
- 教育の質を統一できる
- コスト削減につながる
それぞれについて、詳しく解説します。
メリット①わかりやすい
動画マニュアルの最大のメリットは、「わかりやすいこと」です。
内容や手順が複雑な業務を、テキストや画像のみで伝えるのは困難です。
一方で、動画マニュアルでは実際の業務を人の動きや音声と一緒に伝えるため、テキストを読むよりも理解しやすくなっています。
一般的に、動画はテキストの5,000倍の情報伝達能力があるといわれています。
また、Forrester Research社のJames McQuivey博士は、「1分間の動画は一般的なWebページの3,600ページ分の情報量をもつ」と報告しています。
このように、動画の大きな特徴は「多くの情報をわかりやすく伝えられること」です。
複雑な情報や細かいニュアンスも、動画マニュアルであれば正確に伝えられるでしょう。
メリット②繰り返し学習ができて身につきやすい
2つ目のメリットは「繰り返し学習ができて身につきやすいこと」です。
従来のマニュアルは、わからない部分があれば逐一指導係に質問したり、直接指導を受けたりする必要がありました。
その結果、「わかるまで何度も指導しなければならない」「複数の部下がいると負担が大きくなる」などのデメリットがありました。
一方で、動画マニュアルはわからない部分があれば、理解できるまで何度でも見返すことができます。
必要な部分だけを繰り返し再生することもできるので、効率的に学ぶことも可能です。
その結果、習熟度が上がりやすくなります。
さらに、指導係が直接指導する時間も減り、負担軽減や業務効率化も期待できます。
メリット③時間や場所を問わずに学べる
3つ目のメリットは「時間や場所を問わずに学べること」です。
動画マニュアルはサーバーやクラウドで共有するため、社員はアクセス権がある社内PCから好きなときに閲覧できます。
アクセス権の設定次第では、社外からスマートフォンなどで見ることも可能です。
YouTubeにアップして、社員向けに限定公開しておくのも良いでしょう。
リモートワークが普及した昨今において、時間や場所を問わず学習できる環境は好ましい状態です。
研修や説明会を開く必要もなくなるので、指導側の負担も軽減できますよ。
メリット④教育の質を統一できる
4つ目のメリットは「教育の質を統一できること」です。
動画マニュアルを作ることで、同じ内容を同じ教え方で伝えられます。
そのため、指導者のレベルに左右されず、社員によって違うイメージを持ったり、勘違いが発生したりすることを防げます。
メリット⑤コスト削減につながる
5つ目のメリットは「コスト削減につながること」です。
動画マニュアルは紙のマニュアルと違い、印刷コストがかかりません。
1度制作すれば、コストをかけずに多くの人に共有することができます。
また、サーバーやクラウドに保存すれば良いので、オフィス内に保管場所を確保する必要もありません。
制作コストは必要ですが、長年利用するマニュアルであれば、安く済むこともあります。
動画マニュアルのデメリット
動画マニュアルのデメリットは以下の3点です。
- 確認したい内容を探すのに手間がかかる
- 伝えたいすべての情報を伝えにくい
- 制作スキルが必要
それぞれについて、詳しく解説します。
デメリット①確認したい内容を探すのに手間がかかる
動画が長すぎると、視聴者は求める情報を素早く入手できません。
これだと繰り返し学習や確認したいときの手間となり、意欲低下につながる恐れがあります。
そのため、「1つのテーマにつき1つの動画を制作する」「チャプターを設定しておく」など、求める情報をすぐに入手できる工夫をしておきましょう。
デメリット②伝えたいすべての情報を伝えにくい
紙やPDFのマニュアルは必要事項と補足事項を別々に配置できるため、見る側は必要に応じて読み込むことができます。
一方で、伝えたい情報をすべて詰め込んだ動画マニュアルは長くなりがちで、視聴者に最後まで見てもらえないリスクがあります。
そのため、視聴者が興味を持った状態で視聴し続けてもらうために、必要事項だけで構成することが必要です。
もし補足情報が必要であれば、補足情報は別の動画で用意しておき、興味のある人が見られるようにするといった工夫をしておきましょう。
デメリット③制作スキルが必要
動画マニュアルを作るには、動画制作のスキルが必要です。
現在は動画制作のためのアプリやツールが増えたため、内製での制作も可能となりました。
内製のメリットは、外注に比べてコストを抑えられる点です。
しかし、動画制作の裾野が広がった分、求められる制作スキルも高くなりました。
動画編集だけでなく、カメラワークや視聴者の興味を惹く演出・構成など、さまざまなスキルが求められます。
そのため、動画制作に慣れていないと、多くの時間がかかるうえに、クオリティも低くなってしまいます。
その結果「せっかくマニュアルを作ったのに業務が改善されない」という事態になりかねません。
「自社に動画制作のノウハウがない」場合は、動画制作会社に外注するのがおすすめです。
もし「将来的に自社で動画マニュアルを作れるようになりたい」という場合は、内製化支援を行っている制作会社に依頼すると良いでしょう。
動画マニュアルの作り方
動画マニュアルを作る手順は以下の通りです。
- 目的とターゲットを決める
- 構成案を作成する
- 情報や資料を集める
- 台本を作る
- 動画を撮影する
- ナレーションを入れる
- 動画を編集する
それぞれについて、詳しく解説します。
手順①目的とターゲットを決める
まずは動画マニュアルを作る目的と、動画を見てほしいターゲットを決めましょう。
目的とターゲットを決めることで、具体的な内容を決めやすくなるからです。
例えば、動画マニュアルの目的には以下があります。
- 自社の製品・サービスへの理解を深めるため
- 業務の引き継ぎを行うため
- スキルアップを促すため
ターゲットに関しては、自社の従業員だけでなく、顧客も候補に入ります。
例えば、顧客に向けて製品の使い方を紹介する動画マニュアルも数多くあります。
製品ごとに丁寧な動画マニュアルがあれば、「この企業はサポート体制が充実している」と信頼感を得ることができ、ブランド力の向上につながるでしょう。
なお、ターゲットを決めるときは、ターゲットのレベルも考慮しておいてくださいね。
手順②構成案を作成する
次に、構成案を作成します。
構成案に必要な項目は以下の通りです。
- 必要なシーンとその順番
- 各カットの時間
- テロップなどの入れ方
また、「誰がどのように視聴するか」を想定することも重要です。
例えば、社員向けのマニュアルであれば、会社のPCで集中して視聴することが想定されます。
一方で、顧客向けに製品の使い方を説明した動画マニュアルであれば、他のことをしながらスマートフォンで視聴することが想定されます。
前者であれば、時間をかけて丁寧に説明した動画でも視聴してもらえます。
しかし、後者であれば伝えたい内容をコンパクトにまとめ、短時間でも理解しやすい動画にするのが良いでしょう。
手順③情報や資料を集める
次に、出来上がった構成案を元に、必要な情報や資料を集めます。
このときのポイントは、完成イメージを想像しながら情報を集めることです。
漠然としたイメージで情報を集めると、無駄な情報収集に時間を使ってしまい、必要な情報を集められないリスクがあります。
作業の効率化にもつながるので、しっかりと完成イメージを明確にしておきましょう。
手順④台本を作る
情報が揃ったら、次に台本を作ります。
台本を作ることで「取り直しが発生しにくい」「伝えたいことをきちんと伝えられる」というメリットがあるからです。
もし台本がないと、取り直しが発生しやすいうえに、途中で足りない素材が判明することがあります。
短い動画であったとしても、クオリティの高い動画にするために、必ず台本を作りましょう。
なお、台本はテキスト主体でも、絵コンテでも、どちらでも構いません。
ターゲットのレベルを意識して、使う言葉や解説の順番もしっかり確認してください。
手順⑤動画を撮影する
台本が完成したら、いよいよ撮影に移ります。
実写動画は撮り直しが困難なので、アングルを変えて何パターンか撮影しておきましょう。
カメラワークを意識することも重要です。
また、マイクや照明などのセッティングやリハーサルなども必要なので、時間に余裕を持てるようにしておくことも重要です。
手順⑥ナレーションを入れる
必要であれば、撮影の後にナレーションの収録を行います。
ナレーションを収録する場合は、事前に打ち合わせを行い、話すスピードや抑揚などを確認しておきましょう。
手順⑦動画を編集する
最後に、撮影した動画を編集して動画マニュアルを完成させます。
動画を編集する際は、尺が長くなりすぎていないか注意してください。
長すぎる動画は途中で飽きられるリスクがあり、最後まで見てもらえません。
短く簡潔な動画になるように意識してください。
また、小まめにフィードバックを受けて、理解しやすい内容になっているか、確認することも重要です。
実際にマニュアルを使う人に見てもらうと、適切なフィードバックが得られるでしょう。
わかりやすい動画マニュアルを作るポイント
わかりやすい動画マニュアルを作るポイントは以下の通りです。
- 課題を明確にする
- 伝えたい内容を整理する
- 閲覧環境に配慮する
- 尺が長くなりすぎないようにする
- テロップや図解を活用する
それぞれについて、詳しく解説します。
課題を明確にする
動画マニュアルを作る前に、まずは自社が抱えている課題を明らかにしましょう。
課題が明確になることで、目的や盛り込むべき内容が見えてくるからです。
また、「動画マニュアルより紙のマニュアルの方が適している」など、課題解決に適した方法も明らかになります。
課題を抽出した結果、
- 内容が複雑で、テキストと画像だけでは伝えにくい
- 指導者によって教え方にバラつきがある
といった課題があれば、動画マニュアルの制作を検討しましょう。
伝えたい内容を整理する
わかりやすい動画マニュアルにするためには、伝えたい内容を整理することが重要です。
下記のように、目次を作る感覚で、作業フローや重要な項目を挙げていきましょう。
＜接客マニュアル＞
- お客様の人数を伺う
- 空いているお席にご案内する
- 水とおしぼりを渡す
- 呼び出しがあれば注文を伺う
動画マニュアルはわかりやすさが重要です。
視聴者が理解しやすいよう、内容を丁寧に整理していきましょう。
なお、内容が整理できたら、動きや音声といった動画ならではの強みをどう活かすか、考えていきます。
- 内容が複雑だからアニメーションを用いる
- 図解でわかりやすくする
- ナレーションを入れる
など、よりわかりやすくするための手段が明らかになるでしょう。
閲覧環境に配慮する
動画マニュアルは、閲覧環境を意識して制作することも重要です。
スマホで見ることが多いのか、PCで見ることが多いのかによって、意識するポイントが変わってきます。
例えば、スマホは画面が小さいため、テロップが小さすぎると見えにくくなってしまいます。
そのため、スマホでの閲覧を想定する場合は、文字の大きさを意識することが重要です。
一方で、PCでの閲覧を想定する場合は、細かい部分まできれいに見えるように、画質に注意しましょう。
尺が長くなりすぎないようにする
尺の長い動画マニュアルを作ると、最後まで見てもらえないリスクがあります。
すべての項目を1つの動画にまとめると、「目当ての情報を探しにくい」「重要なポイントが伝わらない」といったデメリットが生じます。
- 1つの動画は5分を目安にする
- 1つの動画で扱うテーマは1つ
の2点を意識して、長くなりすぎないようにしましょう。
テロップや図解を活用する
テロップや図解も積極的に活用していきましょう。
複雑な内容でも、テロップや図解があれば視聴者は理解しやすくなります。
また、移動中などミュートで閲覧しなければならない場合でも、テロップがあれば内容を理解することができます。
ただし、セリフが多い場合は、すべてにテロップを入れると文字を追えなくなって逆効果です。
その場合は、重要なポイントだけテロップを入れるといった工夫をしましょう。
動画ならではの要素なので、積極的に活用してください。
動画マニュアルのサンプル
ここで、動画マニュアルの事例を3つ紹介します。
社員向けの動画マニュアルだけでなく、顧客向けのものもピックアップしました。
自社で作る際の参考にしてください。
サンプル①新人研修用動画マニュアル
新入社員に向けて、製品製造の流れを説明した動画マニュアルです。
新人でも仕事の内容や専門用語を理解しやすいように、図解を多く用いている点が特徴です。
また、時間は12分と長めですが、全体を4つの章に区切って、途中からでも再生しやすい構成になっています。
サンプル②機器の使い方の動画マニュアル
顧客向けに発電機の使い方を説明した動画マニュアルです。
発電機は使い方を間違えると非常に危険なので、動画の最初に注意点を紹介しています。
重要な内容を最初に説明することは、動画制作でよく使われるテクニックなので、覚えておくと良いでしょう。
また、エンジンオイルの確認方法については、紙のマニュアルに誘導しています。
このように、動画マニュアルと紙のマニュアルの使い分けができている点も特徴です。
サンプル③接客の動画マニュアル
飲食店での接客時のポイントをまとめた動画マニュアルです。
動画だからこそ
- 言葉遣いのイントネーション
- 話すスピード
- 実際の動き
を確認しやすい点がポイントです。
また、お客様役の人も出演しているので、リアルな雰囲気も感じられます。
おすすめの動画マニュアル作成ツール
最近では、動画マニュアルを効率的に作成できるツールも数多くリリースされています。
ここからは、おすすめの動画マニュアル作成ツールとして、
- Teachme Biz
- Tebiki
- iMovie・Microsoftフォト ビデオ エディター
の3つを紹介します。
自社で動画マニュアルの作成を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
Teachme Biz｜実績豊富なツール
幅広い業界において、大企業から中小企業まで導入された豊富な実績を誇る作成ツールです。
- 撮影した動画から必要な部分だけを抽出できる機能
- 操作性の良い画像編集機能
- 求める情報に素早くアクセスできる詳細な検索機能
- 従業員の成長を促すトレーニング機能
などの機能を備えており、マニュアル作成だけでなく、人材育成にも貢献します。
マニュアル作成を通して、業務効率化や人材育成を狙いたい方におすすめです。
Tebiki｜OJTから字幕を自動生成
現場スタッフが動画マニュアルを簡単に作ることができるツールです。
普段のOJTを撮影するだけで字幕を自動生成してくれる点が特徴。
さらに、
- 操作画面を録画できる機能
- 録画から必要なシーンだけを切り出す編集機能
- 強調したい部分に図解やテロップを挿入できる機能
などがあり、録画からマニュアル作成までをしっかりサポートしてくれます。
また、100ヶ国語以上に自動翻訳することも可能なので、社内に外国人従業員がいる企業でも安心して導入できます。
iMovie・Microsoftフォト ビデオ エディター｜標準搭載の無料ツール
無料ツールをお探しの方には、Windows・Macに標準搭載されているアプリがおすすめです。
作り方の手順は以下の通りです。
- スマホやカメラで素材となる動画を撮影する
- 必要であれば音声を録音する
- アプリを開いて使用する動画素材・音声素材を取り込む
- 編集作業を行う
トリミングやテロップの挿入など、必要な機能は揃っています。
図解や細かい編集はできませんが、シンプルな動画マニュアルを作る場合は、無料ツールでも十分でしょう。
動画マニュアル作成ツールの選び方
今回紹介したもの以外にも、動画マニュアル作成ツールはたくさんあります。
もし複数のツールで迷ったときは、以下の点を意識して、自社に合う動画マニュアル作成ツールを選んでみてください。
- 目的にあった機能があるか
- 制作工数や操作性はスムーズか
- 料金体系は満足できるものか
- サポート体制が充実しているか
- 対応言語はどうか
それぞれのポイントについて、詳しく解説します。
目的に合った機能があるか
1つ目のポイントは、目的の機能が搭載されているかという点です。
作成ツールの中には、動画編集機能だけでなく、
- 撮影した動画から必要部分のみ自動で抽出する機能
- 音声を認識して自動でテロップを作ってくれる機能
- eラーニングなどのトレーニング機能
など、さまざまな機能を搭載しているツールがあります。
また、テンプレートや自動翻訳など、作業時間を大幅に削減できる機能がある場合もあります。
自社が求める機能を事前に確認しておいて、それに合う機能を備えている作成ツールを選びましょう。
制作工数や操作性はスムーズか
2つ目のポイントは、制作工数と操作性です。
なるべく少ない工数で動画を作れる作成ツール、操作性の良い作成ツールを選びましょう。
無料トライアルで使用感を試してみるのがおすすめです。
料金体系は満足できるものか
3つ目のポイントは、料金体系です。
初期費用や月額料金は、作成ツールによって異なります。
機能が充実した作成ツールは高額ですが、場合によっては自社に必要な機能だけを揃えた手頃なツールが良いかもしれません。
複数のツールを比較し、満足できる料金体系のものを選びましょう。
サポート体制が充実しているか
4つ目のポイントは、サポート体制です。
サポート体制が充実していれば、困ったときにすぐに質問できます。
そのため、チャットや電話で素早くオペレーターにつながる状態が理想です。
また、セキュリティ対策も確認しておきましょう。
対応言語はどうか
5つ目のポイントは、対応言語です。
作成ツールの中には、100ヶ国語以上の言語に対応しており、外国語でテロップを自動生成してくれるツールがあります。
外国人従業員のいる企業は導入前に確認しておきましょう。
自社に動画制作のノウハウがない場合は外注もおすすめ
動画マニュアルのメリット・デメリットや作り方などを紹介してきました。
現在は専用の作成ツールも多く存在するため、自社で動画マニュアルを作ることも可能です。
とはいえ、ある程度のクオリティが担保されていないと、視聴者が興味を失ってしまい、最後まで見てもらえないリスクがあります。
そのため「自社に動画制作のノウハウがない」「クオリティの高い動画マニュアルを作る自信がない」という場合は、動画制作会社に外注するのがおすすめです。
外注コストはかかりますが、自社で動画制作の勉強から始める場合に比べると安価で済み、時間もかかりません。
また、伝えたいことがしっかり伝わる動画マニュアルになり、目的の達成も期待できます。
動画制作会社によっては内製化支援を行っている企業もあるので、将来的に自社で動画マニュアルを制作したい場合も、外注を検討してみると良いでしょう。
なお、以下の記事では動画制作会社の選び方を解説しています。
外注先を探す前に、必ず一読してください。
まとめ
最後に動画マニュアルのメリットをまとめておきますね。
- わかりやすい
- 繰り返し学習ができて身につきやすい
- 時間や場所を問わずに学べる
- 教育の質を統一できる
- コスト削減につながる
動画マニュアル最大の特徴は、テキストや画像だけではわかりにくい内容を、映像と音声でわかりやすく伝えられることです。
もし業務の引き継ぎや人材育成、顧客への商品・サービス紹介に課題を抱えているのであれば、動画マニュアルの作成を検討してみてください。
業務効率化やブランド価値の向上につながるかもしれません。
とはいえ、「自社に動画制作のノウハウがないから、クオリティの高い動画マニュアルを作れるか不安」と、お悩みを抱えている方も多いと思います。
そんなときは、弊社key movieの動画制作サービスをご利用ください。
豊富な提携フリーランスの中から最適な制作チームを組み、低価格で高品質なサービスを提供します。
見積もりだけの依頼も可能なので、まずはお気軽にご相談ください。
また、弊社が低コストで高品質な動画を制作できる体制や制作事例などは、以下の資料で公開しています。
動画マニュアルをはじめとする動画制作をご検討の場合は、ぜひご覧ください。
- 小林 稜介
- 動画マーケティングコンサルタント
広告代理店のクレオとデジタルアイデンティティにて幅広いマーケティング支援に従事した後、key MOVIEに参画。サイト改善や広告運用など動画の活用面から逆算した動画企画の提案・制作をしています。
